Concevoir mon budget prévisionnel
Le budget prévisionnel, c'est quoi ?
Le budget prévisionnel, aussi appelé BP ou budget estimé, c’est le budget idéal !
Il doit faire apparaître les dépenses et les recettes nécessaires à la réalisation de ton projet. Il est indispensable pour toi-même et ton équipe, mais aussi lorsque tu rechercheras des financements.
Il évoluera ensuite au fur et à mesure de l’avancée du projet.
À quoi ça ressemble ?
C’est un tableau avec deux colonnes l’une pour les recettes, c’est-à-dire l’argent qui rentre (prêt, financeurs…) et les dépenses, c’est-à-dire l’argent qui sort.
Ensuite, chaque ligne de ces colonnes équivaut à une dépense ou une recette.
Les recettes et les dépenses doivent être égales ! Ça veut dire que lorsque tu as fait le total de toutes tes dépenses, tu dois arriver au même montant côté recette.
En dessous de ces dépenses d’argent et recettes tu peux ajouter les valorisations. Elles sont notées de façon séparée par rapport aux autres lignes de ton budget pour faciliter la lecture et la compréhension.
Il s'agit de donner de la valeur à ce qui te permet de faire des économies (les prêts de matériels, la mise à disposition de locaux, le bénévolat...).
C’est important de les mettre en avant pour montrer que tu as cherché et trouvé des solutions pour économiser. Tu peux les solliciter auprès de structures, associations, entreprises... ou tout simplement auprès de tes proches. N'hésite pas à consulter les "Aide à la valorisation" et les "aides logistiques" dans la liste des aides disponibles sur JEP.
Estimer tes recettes et dépenses
- Les dépenses
Liste le plus précisément possible tes besoins : achat de matériel, location de salle, impressions d’affiches, achat d’un nom de domaine pour un site internet, parution de petite annonce dans un journal, location d’un camion, achat de billet d’avion, coût des repas de bénévoles...
N’oublie pas les frais de fonctionnement (les courriers, les déplacements, les assurances, la communication…).
Donne un titre à chaque dépense. Si une quantité existe, il faut la préciser (ex : repas pour les bénévoles – x 20 ). Tu peux éventuellement ajouter une description. En général, la description n’apparaît pas dans le budget final, mais peut t’aider à te souvenir d’un élément important.
Une fois que tu as listé toutes tes dépenses, il va falloir estimer leur coût (même si ce sont des valorisations !). Pour se faire, tu peux regarder sur internet les prix, faire des demandes de devis, le coût des locations etc. Lorsque tu n’es pas sûr d’un montant ou que tu ne disposes que d'une estimation en "fourchette", note le tout et prend par précaution le montant le plus élevé.
- Les recettes
Liste tous les apports financiers envisagés ou déjà acquis (bourses, sponsors, subventions, dons, apports personnels, entrées payantes, prêt de matériel……).
Indique également la part de financement personnel, c’est-à-dire l’argent ou le matériel que tu es prêt à mettre personnellement mais aussi les actions que tu peux réaliser par toi-même pour trouver des fonds (ventre de gâteaux, tombola…). Cet apport personnel est souvent appréciée voir indispensable pour les organismes de soutien.
À noter, il faut préciser à chaque fois si ce sont des recettes certaines (déjà acquises) ou alors si elles sont en cours d’acquisition (objectif du financement participatif, demande de bourse en attente…)
Bon à savoir
1 - Ne pas le sous-évaluer
Ton projet manquerait de crédibilité et tu pourrais avoir du mal à le réaliser faute de moyens. Pour éviter cela, tu peux intégrer une marge d’imprévus de 5 à 10 % du budget total.
Tu peux dater ton budget prévisionnel afin de montrer qu’il est évolue avec le temps car oui, même si on essaye d’être le plus précis possible dans son BP, il est difficile de le suivre à la lettre ! (promotion, augmentation des prix, nouveau partenaire…)
2 - Intégrer les aides demandées dans les recettes
Et oui, même si on n'a pas encore la réponse, il faut absolument noter dans les recettes les demandes de subventions en cours. Et tout particulièrement, lorsque tu envoies ton dossier de demande, n'oublie pas le montant de la bourse sollicitée. Cet oubli est un grand classique !
3 - Ton budget prévisionnel est directement réalisable sur JEP !
Les calculs et la présentation se feront tout seuls, il te suffira de rentrer tes recettes, tes dépenses et tes valorisations.
4 - Tu peux être accompagné si besoin !
Consulte la liste des structures qui proposent une aide méthodologique sur JEP.
Sache que les gestionnaires des aides financières sont aussi prêts à t'accompagner avant le dépôt de ta demande. Ils préfèrent recevoir des dossiers bien préparés ;).
